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不会写邮件?日本教授和你说再见!

时间:2020-03-19   来源:   分享到:

真实场景:“想了1个小时,才打了【XX教授】几个字,花了1天写的邮件,没想到反而拉低了教授的印象分?谁来救救我!”

那么怎么写邮件给教授呢?

在日本,邮件是最基础也是最主要的联系方式。无论是学部还是大学院都有需要写邮件给教授,如询问问题、请病假等等。院生和指导教授的联络更是紧密,关于修士论文的讨论,甚至出愿前和教授“套磁”,会写正确的邮件特别特别重要!有时甚至是决定性作用,比如邮件名不规范,教授可能认为是垃圾邮件,都不点开。

那么我们就从【件名】、【宛名】、【挨拶文】、【名乗る】、【メール目的を簡潔に書く】、【メール内容】、【締めの文】、【署名】、【添付資料】、【之后的回信】这10个部分进行讲解,同时最后会给大家一个标准邮件的例子。

1、件名
简单明了地说明白邮件的主题和目的(什么时候?谁?做什么?怎么做?等),并且在标题中加上自己的个人信息,方便对方辨认处理。

例:「研究室訪問のお願い(〇〇大学〇〇学部〇〇学科 名前)」

「〇月〇日~の件について(〇〇学部〇〇学科 名前)」

「〇月〇日ゼミ【欠席のお詫び】(〇〇学部〇〇学科 名前)」

「〇月〇日(〇曜日)〇〇時のオフィスアワーの予約について(〇〇学部〇〇学科 名前)」

2、宛名
邮件开头在正文内容开始之前,先写上〇〇先生(教授)

3、挨拶文
文章最初需要简单的挨拶文,一般分为初次打招呼或平时有过接触两种。

初次打招呼(例):
「はじめまして。突然のご連絡を大変失礼いたします。」
平时有接触(例):
「いつもゼミでお世話になっております」
「いつも講義でお世話になっております」
「いつもご指導いただきありがとうございます」

4、名乗る
对方不认识自己的情况下,从零做一个简单的自我介绍。

即便对方认识自己,也需要简单说一下所属信息
(〇〇学部〇〇学科 名前)
此外,如果有需要,最好写一下自己获得教授邮件地址的信息渠道。
「〇〇さんから先生のご連絡をお聞きし、メールさせていただきます」

5、メール目的を簡潔に書く
写详细内容之前,用一个单独的段落简洁地说一下邮件是关于怎样一件事。

例:
「~についてメールさせていただきます」
「~のレポートを提出させていただきます」
「~について教えていただきたく、メールを書かせていただきます」

6、メール内容
用明了易懂的语言,适度换行表述清楚内容。

两不问:
不问一查就可以知道答案的问题;
不问与主题关联性不大的问题。
需要每句都注意使用正确的敬语:
「了解です」=「承知しました/いたしました」
「すごく嬉しいです」=「大変嬉しく思います」
「~してください」=「~していただけないでしょうか」「~していただけましたら幸いです」
「暇があったら」「暇な時間」=「お時間がありましたら」「ご都合のよい時間」

7、締めの文
写完正文之后,需要像开头的挨拶文一样,有一个正式的结束文。

例:
「お手数をお掛けして申し訳ございませんが、よろしくお願い申し上げます」
「お手数をおかけして申し訳ありませんがよろしくお願いいたします」
「お忙しい中恐縮ですがよろしくお願いいたします」
「お手すきの時にご返信いただければ幸いです。よろしくお願いいたします」(需要对方回信时)

8、署名
〇〇大学〇〇学部〇〇学科 学籍番号〇〇〇〇
名字:〇〇 〇〇
Eメールアドレス : 〇〇〇〇@〇〇〇.com

9、添付資料
一定要加上名字和提交资料的内容

例:〇〇 〇〇(名字)「〇〇レポート」  

10、之后的回信
收到回信之后回复时,在邮件一开始增加「お忙しいところご返信いただきありがとうございます」。

本文:
〇〇先生
はじめまして。突然のご連絡を大変失礼いたします。
私は〇〇大学〇〇学部〇〇学科の加藤△△と申します。
このたびは〇〇先生の研究室のサイトを拝見し、研究内容に興味を持ったためご連絡いたしました。
特に〇〇の点について…
ぜひ一度、研究室を訪問して詳しい研究内容をお伺いしたいと存じます。
よろしければ、先生のご都合のいい日時を数候補ご連絡いただければ幸いです。
お忙しい所、お手数をおかけしますが、何卒よろしくお願いいたします。
(署名)

好了,是不是觉得流程比较复杂呢?没办法,日本是个讲究规矩和礼仪的社会,特别是在交流的环节上,各种敬语的使用连日本人都经常懵圈,做为沟通的手段“邮件”自然很难幸免,不过同学们一旦掌握了邮件的写法,不仅在升学,以后在工作中也能一劳永逸,受益匪浅!

本文作者
富士国际语学院王老师
咨询方式
QQ:2878832754 
电话:010-88572977
96年赴日留学,毕业于日本上智大学 法学部
长期任职语言学校在国内的招生工作,对日本留学有独特嫁接及丰富经验。在学生及家长之间享有良好口碑,熟知日本国公私立大学的招生、考试及申请流程。
从事留学行业已经第十个年头,了解日本院校申请细节,熟悉日本院校信息及申请流程, 深谙日本教育及签证政策,在多年的工作中擅长帮助学生分析自身特点,发掘自身优势。为学生申请设定个性化留学方案, 缜密的思维,敏锐的感觉,积极的工作态度。

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